Rahastonhoitajan opas

Joukkueen talous

LePyllä on yhteinen talous, jota hoitaa tilitoimisto yhdessä seuran toiminnanjohtajan kanssa. Seuran taloudesta vastaa seuran hallitus. Seuran tilikausi on 1.8. - 31.7.

Jokaisella LePyn joukkueella on oma taloutensa osana seuran kirjanpitoa. Joukkueen taloutta hoitaa joukkueen rahastonhoitaja, ja siitä on vastuussa lisäksi joukkueenjohtaja.

Joukkueen rahojen käyttöperiaatteista on hyvä sopia kauden alun vanhempaintilaisuudessa. Hyvänä periaatteena voidaan pitää sitä, että joukkueen yhteisiä varoja käytetään tapahtumiin ja hankintoihin, jotka koskevat kaikkia pelaajia. Joukkueella ei voi olla olemassa ns. korvamerkittyä rahaa.

Pankkitili

Jokaisella LePyn joukkueella on oma, seuran y-tunnuksen alaisuuteen perustettu pankkitili.Joukkueella on vain yksi tili ja yksi rahastonhoitaja. Tilin käyttöoikeus on joukkueen rahastonhoitajalla. Joukkueen tilistä vastaavat rahastonhoitaja ja joukkueenjohtaja yhdessä.

Tilin avaamisesta ja lopettamisesta päättää seuran hallitus. Kun joukkue haluaa avata oman tilin, ilmoittaa se käyttöoikeuden saajan seuran toiminnanjohtajalle.

Kaikki joukkueen varat tulee säilyttää joukkueen tilillä. Otteluiden yhteydessä järjestettävää buffet-toimintaa varten voi olla kuitenkin pieni käteiskassa. Käteiskassaa varten on tehtävä buffettilitys (katso liite buffettilityslomake).

Kaikki tositteet, jotka liittyvät joukkueen tilin tilitapahtumiin tulee säilyttää huolellisesti.Joukkueen tiliä koskevat kuitit tulee toimittaa tilitoimistoon kauden päätteeksi 15.6. mennessä. Huom! tilitoimisto saa itse printattua kaikki seuran tiliotteet. Joukkueen vastuulla on toimittaa jokaisesta tilitapahtumasta vain selvitys tilitoimistolle tositteiden muodossa.

Talousarvio

Joukkueen on hyvä tehdä talousarvio, jotta voidaan varautua kaikkiin menoihin. Talousarvioon kannattaa sisällyttää kauden turnausten kustannukset, valmentajista aiheutuvat kulut, ensiaputarvikekustannukset, kauden päättäjäiset yms.

Pelaajat maksavat itse lisenssinsä ja tapaturmavakuutuksensa. Ottelu- ja turnausmatkojen matkakustannukset on paras hoitaa vastavuoroisuuden periaatteella, mutta jos kuljettajia ei vapaaehtoisesti löydy riittävästi, on raha tässäkin sopiva ratkaisukeino: kuljettajille maksetaan yhteisesti sovittua kilometrikorvausta, ja kustannus jaetaan kaikkien pelaajien kesken.

Esimerkki joukkueen talousarviosta

Tulot
Yritysyhteistyö 1000 €
Talkootyöt 300 €
Tulot yhteensä 1300 €


Menot
Valmentajien ruokarahat, yöpymiset turnauksissa 600 €
Turnauskulut (2 turnausta): 4 x 50 € (joukkuemaksu)
Leirimaksuja joukkueen kassasta (valmentaja, joukkueenjohtaja) 300 €
Ensiapu- ja muut tarvikkeet 200 €
Menot yhteensä 1300 €

Rahastonhoitajan tehtävät

  • On yhteydessä LePyn toiminnanjohtajaan joukkueen pankkitilin avaamiseksi tai olemassa olevan tilin käyttöoikeuksien muuttamiseksi.
  • Tekee joukkueenjohtajan ja valmentajan kanssa arvion toimintakauden tuloista ja menoista.
  • Maksaa kuitteja vastaan joukkueenjohtajan, valmentajan, rahastonhoitajan itsensä tai jonkun muun käteisellä maksamat joukkueen kulut maksajan pankkitilille.
  • Määrää yhdessä joukkueenjohtajan kanssa turnauksia varten pelaajilta perittävän maksun suuruuden, antaa ohjeet sen maksamisesta ja valvoo maksujen maksamista. Maksaa turnauksen ilmoittautumis- ja muut osallistumismaksut järjestäjän pankkitilille.
  • Kerää pelaajilta joukkueelle tilattujen tuotteiden maksut ja maksaa tilauksen LePylle.
  • Tekee joukkueen vanhemmille tilityksen / esityksen tuloista ja menoista kauden aikana. Tilityksestä on hyvä käydä ilmi mihin rahaa on mennyt ja mistä on tullut kauden aikana rahaa, jotta vältytään kaikilta mahdollisilta epäselvyyksiltä raha-asioissa.
  • Säilyttää kaikki joukkueen rahaliikenteeseen liittyvät kuitit, kuluyhteenvedot ja sähköpostit.
  • Toimittaa LePyn tilitoimistoon kaikki tositteet kauden tuloista ja menoista kuukausittain tai heti kauden päättymisen (31.5.) jälkeen, viimeistään 15.6. Jos kesän aikana (1.6. - 30.7.) joukkueella on toimintaa, toimitetaan mahdolliset kuitit tilitoimistoon viimeistään 15.8.

Valmentajasta aiheutuvat kustannukset

LePy maksaa valmentajille valmentajakorvausta ja/tai kulukorvauksia, jotka määritellään erikseen valmentajasopimuksessa. Seura maksaa myös valmentajan lisenssin. Joukkueen tehtävänä on huolehtia, ettei valmentajalle aiheudu toiminnasta kustannuksia. Joukkue vastaa seuraavista asioista ja kustannuksista:

  • Joukkue (= joukkueenjohtaja tai rahastonhoitaja) järjestää valmentajalle matkat matkaotteluihin ja turnauksiin (ei harjoituksiin). Jollei joukkue pysty järjestämään valmentajalle kuljetusta pääkaupunkiseudun ulkopuolella pidettävään joukkueen tapahtumaan TAI jos joukkue muusta syystä valmentajan kanssa näin sopii, joukkue korvaa valmentajan matkakulut asianmukaista kuittia (esim. bensakuitti) vastaan.
  • Ruokailu, jos ottelumatka kestää yli 6 tuntia
  • Täysihoito turnausmatkoilla eli hotelliyöpyminen ja ruokailut
  • Jos valmentaja haluaa yöpyä tai ruokailla koululla, joukkue voi ostaa valmentajalle yöpymisen ja ruokailun sisältävän turnauskisapassin

Varainhankinta

Buffet kotiotteluissa

Omissa kotiotteluissaan joukkue voi pitää varojen keräämiseksi buffettia edellyttäen, että se on kiinteistön omistajan puolesta sallittua. Buffet-myyntiin tulevien tuotteiden hankinnasta, tuotteiden hinnoittelusta yms. vastaa joukkue.

Buffettia pidettäessä joukkueen on täytettävä buffet-tilityslomake, jotta käteiskassa voidaan merkitä osaksi kirjanpitoa (katso liite buffet-tilityslomake).

Talkootyöt

Joukkue voi tehdä yrityksille, kunhan se kertoo etukäteen niistä seuran hallitukselle. Joukkue voi laskuttaa työpalkkion seuran nimissä käytössään olevalle pankkitilille. Koska LePy on merkitty ennakkopidätysrekisteriin, korvaus voidaan maksaa bruttona suoraan joukkueen tilille. Talkootöistä sovittaessa on muistettava, että tulo on verovapaata ainoastaan, jos sitä ei jaeta henkilökohtaisesti työn tekijöiden kesken vaan se tulee koko joukkueen hyväksi.

Muu joukkueen varainhankinta

Mikäli joukkue haluaa tienata varoja esimerkiksi myymällä tuotteita (wc-paperi, sukat, keksit, jne.), voi joukkue niin tehdä. Tällöin myyntivoitosta on maksettava veroa. Kaikista varainhankintakeinoista on pyydettävä kuitenkin ensin lupa seuran hallitukselta.

Erotuomaripalkkioiden maksu

Koripalloliitto nimeää erotuomarit kaikkiin sarjaotteluihin. Koripalloliitto maksaa kaikki erotuomaripalkkiot keskitetysti. Joukkueen vastuulla on ainoastaan tarkistaa ottelun jälkeen Baskethotellista, että tuomari on laskuttanut oikein. Asiat jotka tulee tarkistaa:

  • Matkakulut; jos erotuomari on tullut julkisilla (esim. alaikäinen), voi hän veloittaa vain bussimatkan
  • Paikalla on ollut vain yksi tuomari; ilmoitus erotuomarinimeäjälle sekä Koripalloliittoon. Paikalla ollut tuomari saa tällöin laskuttaa 1,5 x erotuomaripalkkion.
  • Erotuomarit saapunut paikalle myöhässä; ilmoitus nimeäjälle ja Koripalloliittoon

Harjoitusotteluihin joukkueet joutuvat itse hankkimaan erotuomarit sekä vastaamaan heidän maksuistaan. Joukkueet eivät voi maksaa kenellekään palkkaa tai palkkiota, vaan kaikki rahaliikenne on tapahduttava seuran tilitoimiston kautta.

Jos teillä on harjoitusottelu, johon tarvitsette erotuomaria, niin toimi seuraavasti:

Sovi erotuomarin kanssa etukäteen palkkion suuruus.

Toimita LePyn tilitoimistoon Nanalle (toimisto@urheilutilit.com) erotuomarin nimi, kotiosoite, henkilötunnus, verokortti ja tilitiedot sekä palkkion suuruus. Voit toimittaa nämä tiedot ennen tai jälkeen pelin. Kerro myös minkä LePyn joukkueen ottelusta on kyse.

Nana maksaa erotuomarille palkkion ja hoitaa tarvittavat palkkiosta vaadittavat verotiedot eteenpäin verottajalle viikon sisällä tietojen saamisesta. 

Nana laskuttaa joukkuetta ottelukuluista.

Huom! Jos pelaatte vierasotteluita, niin käytäntö on sama. Älkää siis koskaan maksako koti- tai vierasotteluissa kenellekään maksua käteisellä, sillä käteismaksuja ei voi lisätä kirjanpitoon minkäänlaisella omatekoisellakaan tositteella.

Kiitos arvokkaasta työstäsi lasten harrastuksen tukemisessa!



Marika Vilanen
LePyn toiminnanjohtaja



Alla printattava versio rahastonhoitajan ohjeesta.